特定社労士の比嘉です。
人事を担当されている方は、職員へ「始末書」を提出するよう指示した経験をお持ちの方もいらっしゃると思います。じつはこの「始末書」少々厄介です。あまり連発し過ぎると始末書ハラスメントと言われてしまいます。
始末書は反省文の意味を持ちます。但し、「始末」という言葉のとおり、仕事上での不始末が発生したときに、 内容を報告した上で、お詫びの意を表わす反省文的な意味合いがあります。ですので、この始末書には、労働者の気持ちが含まれるため、強要しすぎることは違法となります。
そもそも反省を求める事実があるか、しっかり確認を行う必要があります。事実確認を行い、就業規則等に定める規律に違反し、反省を求める必要がある場合に徴収すべきです。
労働基準法をはじめとする労働関連法は、「こんなときこうしなさい」なる詳細な規定はありません。始末書を取り、将来を戒めることを求める場合は、就業規則等に根拠があることが求められます。
また、懲戒処分には段階があります。「遅刻したから首だ！」このような処分は重すぎます。誰が聞いても、だれが見ても納得するような処分が求められます。遅刻について、理由などを確認し、なぜ遅刻してはいけないのかを丁寧に説明したうえで、改善を求めます。改善されない場合は、けん責などを行います。
懲戒の段階は、一般的に戒告、譴責、減給、出勤停止、降格（降職）、諭旨解雇、懲戒解雇の順です。
それぞれ当てはまるケースを規定し、実際に当てはまる行動があればしっかり処分する必要があります。ほったらかしてしまうと、その行動を会社として認めたことになります。
